Die Nummer 11.

Zunächst wollten wir nur einige Fehler ausmerzen und ein paar gute Ideen umsetzen und dann ist es beinahe ein kompletter Versionssprung geworden: Zwei neue Module, flexible Zusatzfelder, DSGVO, neue Druckvorlagen und vieles mehr.

Die wesentlichen Neuheiten

• Neues Modul Angebot: Sie können Angebote jetzt genauso leicht erstellen, wie Rechnungen. Noch besser: Wenn Sie den Zuschlag erhalten, können Sie mit einem Klick eine Rechnung erstellen und alle Positionen aus dem Angebot übernehmen. (Und natürlich lassen sich Angebote auch mit bereits bestehenden Rechnungen verknüpfen.
• Neues Modul Liste: Ein Ort für all Ihre Aufgaben und Notizen. Sie können Ihren Alltag nach der beliebten Methode Getting Things Done (GTD) strukturieren und Aufgaben auch anderen Personen zuweisen.
• Neue Startansicht: SIe haben die wichtigsten Ereignisse in den einzelnen Modulen nun gleich im Blick und können diese auch gleich öffnen.
• Dynamische Felder: Hat Sie das auch gestört? Eine Karteikarte verfügt lediglich über eine einzelne Telefonnummer, während ein anderer Datensatz aus allen Nähten bricht und einige Infos im Notizfeld ausgelagert werden müssen. Jetzt können Sie in den Modulen Kartei und Dinge exakt die Felder anlegen, die Sie auch benötigen. Nicht mehr und nicht weniger. In Abhängigkeit des jeweiligen Inhalts stehen Icons bereit, um z.B. eine URL zu öffnen oder eine E-Mail zu erstellen.
• Mehrere Adressen: Selbiges gilt übrigens auch für die Adressen. Sie können nun mehrere Adressen anlegen und bestimmen, wohin die Briefpost, die Rechnungen oder Lieferungen gehen sollen.
• Stichwort DSGVO: Ab sofort können Sie global entscheiden, ob Sie die neuen Datenschutzvorgaben berücksichtigen möchten. Bei jeder Person, jedem Feld und jedem Vorgang können Sie nachvollziehen, ob eine Genehmigung vorliegt, wer verantwortlich ist und durch welche Hände ein Datensatz gegangen ist.
• Drucken, drucken, drucken: In allen Modulen stehen nun Drucklayouts zur Verfügung. Je nachdem, ob Sie sich in der Editor- oder Listenansicht befinden, werden einzelne Formulare oder Listen ausgegeben. Selbstverständlich funktioniert das auch mit mehreren Datensätzen.
• Mehrfachauswahl: Nun können wir auch diesen Wunsch erfüllen. In den Listendarstellungen lassen sich nun mehrere Datensätze selektieren, ohne zuvor filtern zu müssen.
• Individuelle Steuersätze auf Positionsebene: Unterschiedliche Steuersätze waren ja schon immer möglich, nun können Sie aber auch Rechnungen erstellen, die Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthalten. Sie können vier unterschiedliche Steuersätze definieren.
• Trennung von Programm, Daten und Layouts: Wir haben alfons „zerteilt“ und damit mehrere Vorteile erreicht. Mit FileMaker können Sie nun alle Drucklayouts beliebig anpassen und verändern – weit über die bisherigen Möglichkeiten hinaus. Und wer alfons mittels Dropbox mit Anderen teilen möchte, freut sich, wenn nur noch die wesentlichen Teile synchronisiert werden müssen.
• Tags: Die Tags wurden nochmals ausgebaut und stehen nun in allen Modulen zur Verfügung. In den Vorgaben lassen sie sich ferner zentral editieren.

Dazu kommen diverse Verbesserungen.

• Das Modul Post unterstützt nun externe Dokumente wie Pdf-Dateien oder z.B. Scans von Paketscheinen.
• Dateianhänge werden nun zentral und verschlüsselt in einem eigenen Ordner gespeichert.
• Der Versand von E-Mails, auch mit Dateianhang und Signatur, ist nun direkt aus alfons möglich.
• Briefe und Rechnungen lassen sich jetzt auch an individuelle Empfänger_innen adressieren, die noch nicht in der Kartei angelegt wurden.
• Aus Reports lassen sich ganz einfach entsprechende Rechnungen erstellen (inkl. Verknüpfung).
• Kein „Index-Zwang“ mehr – Datensätze lassen sich nun auch ohne Verknüpfung mit einer Person erstellen (z.B. Artikel).
• Im Menü Hilfe steht unter Wartung ein Punkt zur Verfügung, der das Löschen aller Datensätze und einen kompletten Reset erlaubt.

Nicht zu vergessen: Zahlreiche Details und Optimierungen

• Startansicht: Sinnvolle Abkürzung langer Titel in Abhängigkeit der Fensterbreite.
• Generell: Einsatz intelligenter Abkürzungen langer Dateititel.
• Optimiert: Text wird bei Copy/Paste ohne Stile übernommen (Stichwort »Word«).
• Übrigens: Projektmappe heißt nun Report (Dazu später noch mehr …).